11.12.2021

Деятельность предприятия или учреждения любого типа предполагает ведение документации как в электронном, так и в бумажном виде. Со временем встаёт вопрос, как правильно избавиться от ставших ненужными бумажных документов. Не всякий пункт приема способен обеспечить правильную утилизацию архива. Но макулатура в Сертолово сортируется по отдельным видам и переработка документации ведётся по специальной схеме.

Подготовка архива к утилизации

Прежде всего следует разделить бумаги на:

  • документы, которые полагается сдать на хранение в центральный архив;
  • документы длительного хранения, которые должны находится на предприятии;
  • актуальные на данный момент инструкции, приказы, журналы учёта и т. п.;
  • бумаги, потерявшие актуальность (подлежащие замене новыми, с истёкшим сроком хранения).

Чтобы не допустить ошибок, сначала наводят порядок среди документации первых трёх групп, а затем переходят к подготовке к утилизации материалов последней группы.

Следующим этапом составляют опись уничтожаемых документов. Руководитель предприятия подписывает приказ о том, что указанные в ней бумаги будут утилизированы. Далее встаёт вопрос непосредственно физического уничтожения архива. Пускать бумагу во вторичное использование в качестве черновиков не рекомендуется. Она содержит подписи работников, оттиски печати предприятия, другую информацию, которая не должна поступать в свободный доступ. Обычно бумагу утилизируют, измельчая на мелкие фрагменты. Сделать это в офисе в большом объеме затруднительно.

Современные пункты приема макулатуры располагают возможностями для поэтапного уничтожения архивных бумаг. Если в архиве есть макулатура с ламинацией, то сперва идёт ее расслоение, чтобы отделить пластиковую составляющую. Далее все документы подвергаются шредированию - измельчению на части, из которых восстановить информацию невозможно. Затем эта бумажная масса отправляется на дальнейшую переработку вместе с остальной макулатурой.

Утилизация, как и любая работа с документами, требует внимания, аккуратности и профессионального подхода.