Деятельность предприятия или учреждения любого типа предполагает ведение документации как в электронном, так и в бумажном виде. Со временем встаёт вопрос, как правильно избавиться от ставших ненужными бумажных документов. Не всякий пункт приема способен обеспечить правильную утилизацию архива. Но макулатура в Сертолово сортируется по отдельным видам и переработка документации ведётся по специальной схеме.
Прежде всего следует разделить бумаги на:
Чтобы не допустить ошибок, сначала наводят порядок среди документации первых трёх групп, а затем переходят к подготовке к утилизации материалов последней группы.
Следующим этапом составляют опись уничтожаемых документов. Руководитель предприятия подписывает приказ о том, что указанные в ней бумаги будут утилизированы. Далее встаёт вопрос непосредственно физического уничтожения архива. Пускать бумагу во вторичное использование в качестве черновиков не рекомендуется. Она содержит подписи работников, оттиски печати предприятия, другую информацию, которая не должна поступать в свободный доступ. Обычно бумагу утилизируют, измельчая на мелкие фрагменты. Сделать это в офисе в большом объеме затруднительно.
Современные пункты приема макулатуры располагают возможностями для поэтапного уничтожения архивных бумаг. Если в архиве есть макулатура с ламинацией, то сперва идёт ее расслоение, чтобы отделить пластиковую составляющую. Далее все документы подвергаются шредированию - измельчению на части, из которых восстановить информацию невозможно. Затем эта бумажная масса отправляется на дальнейшую переработку вместе с остальной макулатурой.
Утилизация, как и любая работа с документами, требует внимания, аккуратности и профессионального подхода.